1、前言

　　隨著市場競爭的日益激烈，國內(nèi)證券公司之間的重組、合并越來越多，在證券公司規(guī)模擴大的同時，加強對公司內(nèi)部管理的要求也愈來愈迫切，目的是為了規(guī)范管理、控制風險。針對證券公司的實際需求，上海影軟電子影像管理系統(tǒng)利用成熟的電子影像處理、工作流管理、影像錄入等核心技術(shù)，為證券公司建立了一個原始憑證的電子化管理系統(tǒng)。證券公司利用該系統(tǒng)可以有效防范內(nèi)部金融風險、規(guī)范財務管理；同時與業(yè)務處理系統(tǒng)結(jié)合，通過非現(xiàn)場稽核進行風險的控制和管理，增強了證券公司的總部監(jiān)管能力。

　　2、業(yè)務分析

　　證券公司在長期處理業(yè)務的過程中會產(chǎn)生大量的憑證資料，包括證券開戶資料、期貨期貨資料、申請書、合同協(xié)議、文書檔案財務檔案等等，而傳統(tǒng)業(yè)務模式采用憑證實物作為業(yè)務流轉(zhuǎn)的載體。各營業(yè)部委托上級業(yè)務部門處理的業(yè)務，必須通過郵寄、傳真等方式將憑證報送至上級部門，上級業(yè)務部門根據(jù)這些憑證進行業(yè)務處理，并將處理結(jié)果反饋給營業(yè)部，營業(yè)部再將反饋意見通知客戶。

　　傳統(tǒng)業(yè)務模式存在以下一些問題：

　?。?）信息滯后

　　多地點辦公的企業(yè)、跨地域經(jīng)營的集團，上級單位往往無法及時準確地了解集團內(nèi)下屬各單位的業(yè)務信息。由于信息傳送與交流的滯后性，匯總與審批等工作很難及時快速完成。

　　（2）信息準確性差

　　憑證傳真資料的清晰度和真實性存在風險點。

　?。?）安全性差

　　各營業(yè)部自己保管紙質(zhì)憑證，存在經(jīng)濟犯罪的隱患。

　?。?）憑證存儲成本高，查詢困難

　　由于紙質(zhì)憑證對保存環(huán)境的苛刻要求，使得憑證的保存成本很高，并且需要占用大量的空間。由于紙質(zhì)憑證存放于庫房中，在大量的憑證中獲取一張憑證的難度極大。

　?。?）紙張憑證與業(yè)務管理關(guān)聯(lián)程度較低

　　當前，證券業(yè)務憑證處理和業(yè)務處理普遍采用相互獨立的方式，系統(tǒng)之間沒有相互聯(lián)系，使業(yè)務管理系統(tǒng)基本脫離紙張憑證的有效關(guān)聯(lián)進行運作。

　　以上這些問題，用傳統(tǒng)的處理手段已經(jīng)不能得到有效解決。在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，企業(yè)只有利用先進的管理方式和技術(shù)手段實現(xiàn)信息的高度集成，建立快速準確獲取、利用信息的能力，建立以風險管理為核心的內(nèi)控制度和業(yè)務模式，建立符合信息時代特征的電子影像管理模型。

　　3、系統(tǒng)建設(shè)目標

　　當前，各家證券公司為了占領(lǐng)市場、贏得客戶，都在積極開拓業(yè)務開展新模式。證券公司原有的分散處理模式已經(jīng)不能適應發(fā)展的需要，依托信息科技力量走集約化經(jīng)營道路的電子影像中心模式，已經(jīng)成為各證券公司各類業(yè)務經(jīng)營的最佳選擇之一。

　　（1）對證券業(yè)務各類紙張憑證進行電子化管理

　　系統(tǒng)采用影像數(shù)字化技術(shù)，實現(xiàn)業(yè)務憑證傳輸、審核及利用。系統(tǒng)自帶影像優(yōu)化技術(shù)、壓縮技術(shù)、OCR技術(shù)等等，能對業(yè)務憑證進行有效處理。同時，考慮到憑證的安全性，可以利用數(shù)字水印技術(shù)及加密技術(shù)對憑證進行處理。

　　(2) 成立電子影像中心

　　通過成立集中式的影像中心，全國各營業(yè)部的所有實物憑證均可通過哲林高拍儀將圖像遠程傳輸至公司總部影像中心進行處理，而各類電子影像的具體業(yè)務則由總部的各業(yè)務中心辦理。電子影像中心的建立，有利于領(lǐng)導及時對業(yè)務風險進行事前計劃、事中控制、事后分析，杜絕不合理事件發(fā)生，有效降低運營成本，提高決策響應能力。

　　電子影像中心的建設(shè)不是一項孤立的改革，而是國內(nèi)證券公司各項業(yè)務實行集中化管理改革中的一項，如同其它業(yè)務集中，如財務集中和采購集中等。影像中心的性質(zhì)也與財務處理中心、采購中心等機構(gòu)相類似。因此，影像中心的成立，實質(zhì)上是各類業(yè)務憑證處理為實現(xiàn)專業(yè)化、集約化而進行的流程再造。

　?。?）建設(shè)電子影像檔案管理系統(tǒng)

　　各營業(yè)部上傳的各類電子影像，需要對它進行有效分類及管理。電子影像檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)能及時解決此類問題。

　　系統(tǒng)對能根據(jù)用戶的組織機構(gòu)、人員、各種業(yè)務類型、權(quán)限等進行高度的系統(tǒng)定制，當組織機構(gòu)和業(yè)務類型等需要變更時，可以根據(jù)需求進行修改，避免了因機構(gòu)改革帶來的系統(tǒng)重構(gòu)。

　　系統(tǒng)提供各類統(tǒng)計報表工具，可以作為分公司、總部領(lǐng)導重要的決策參考資料。系統(tǒng)的審核功能，能對營業(yè)部上報的憑證影像資料進行審核檢查。

　?。?）電子影像檢索利用

　　根據(jù)證券公司業(yè)務的實際情況，影像系統(tǒng)通過開放式的接口提供對業(yè)務系統(tǒng)的完整支持，通過以電子影像代替紙質(zhì)資料的方式在證券業(yè)務系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，從而大大增加資料的流轉(zhuǎn)效率，提高了業(yè)務的處理效率和能力。

　　如果在證券業(yè)務系統(tǒng)中運用影像和工作流技術(shù)，在各種業(yè)務系統(tǒng)處理過程從開始階段都將原始憑證轉(zhuǎn)化為影像文件，通過影像與數(shù)字化信息同時在各工作崗位間的傳遞來實現(xiàn)業(yè)務的處理流程，不僅可以使每個業(yè)務處理人員都能看到影像化的原始憑證，進行準確的業(yè)務處理，避免手工輸入的錯誤，而且可以很好地實現(xiàn)業(yè)務的集中處理，可以提高業(yè)務處理的效率，將業(yè)務風險降到最低限度?？梢哉f，將影像處理技術(shù)與工作流管理技術(shù)充分地結(jié)合起來，會形成新的有效的業(yè)務處理與業(yè)務監(jiān)管的模式。

　　4、系統(tǒng)實現(xiàn)方式

　　證券公司為規(guī)范管理、控制（降低）風險，加強對資金與交易的監(jiān)控，必須對各類原始憑證進行有效、恰當?shù)毓芾?，同時方便查詢、檢查。上海影軟電子影像檔案管理系統(tǒng)可以將各營業(yè)部、總部的業(yè)務、財務及行政部門產(chǎn)生的大量紙質(zhì)憑證通過哲林高拍儀采集成相應的電子圖像，并建立相應的查詢索引存放到存儲平臺中，用戶可以在本地計算機上通過Client端或Web方式進行相應的憑證查詢，而對應的紙質(zhì)檔案則可以單獨保存和管理。另外可利用OCR影像識別技術(shù)，對規(guī)范的憑證進行自動識別、自動質(zhì)檢及全文檢索，可以有效得與交易系統(tǒng)、遠程開戶系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)等系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)無縫結(jié)合，逐步建立證券公司基于影像的業(yè)務流轉(zhuǎn)，知識共享為一體的知識管理系統(tǒng)。

　　5、系統(tǒng)特點

　　憑證分散受理，集中管理，分散利用

　　獨立性和開放性相結(jié)合，確保和其他業(yè)務系統(tǒng)有機整合

　　良好的可擴展性，適應用戶業(yè)務種類及流程的變化和管理的發(fā)展

　　高效、安全的錄入、維護和遠程傳輸性能，確保信息的完整性和一致性

　　良好的可控性和可維護性

　　資料存儲的安全性與穩(wěn)定性

　　6、經(jīng)濟及社會效益

　　憑證實體的集中管理，防止各業(yè)務部門及營業(yè)部利用憑證作案，降低公司風險

　　通過憑證電子化管理，有利于業(yè)務部門對工作的管理和指導，有利于風險控制管理部門的實時監(jiān)控

　　提高了各業(yè)務部門及營業(yè)部的辦事效率，更好地服務客戶